Combien de temps laisser passer avant de relancer un prospect resté silencieux ? Dans une séquence de prospection B2B, la fenêtre utile se situe entre 2 et 4 jours ouvrés après le premier email, avant que le contexte ne s’efface pour le destinataire. Ce guide suit un exemple de suivi CRM dans Pipedrive, du premier import jusqu’au deal « Gagné » ou « Perdu ». Au programme : création de la fiche, champ personnalisé pour le signal d’achat, cadence de relance, remontée d’une réponse depuis Lemlist et distinction entre un refus explicite et une adresse invalide. Comptez 45 minutes pour reproduire l’exemple sur un compte Pipedrive standard.
Ce que ce pipeline Pipedrive va suivre
Le pipeline suit 5 étapes : « Lead », « Qualifié », « Proposition ou Rendez-vous », « Négociation », « Gagné ou Perdu ». Chaque étape correspond à une action précise dans Pipedrive, pas seulement à une étiquette qu’on déplace à la main. Rien ne bouge tout seul. La logique décrite ici tient dans n’importe quel CRM qui sépare les leads non qualifiés des deals actifs. Si Pipedrive dépasse le budget du moment, le comparatif des CRM gratuits liste des options qui gèrent déjà cette séparation avant de basculer sur un outil payant.
Importer le prospect et qualifier sa fiche
Un lead importé depuis LinkedIn Sales Nav ou enrichi par un waterfall Clay atterrit dans la « Leads Inbox » de Pipedrive, pas encore dans le pipeline de deals actifs. Un enrichissement qui donnait un avantage net en 2022, quand peu d’équipes tournaient sous Clay, ne suffit plus seul aujourd’hui : la donnée se périme plus vite que la liste elle-même. Un Claygent peut vérifier au passage que le poste et l’entreprise du contact correspondent toujours à la fiche. Les changements de poste et les fusions d’entreprise produisent une forme de data decay qui rend une base de prospection obsolète en quelques mois. Le bouton « Convert to deal » reprend la personne et l’organisation liées au lead. Les notes et l’historique déjà attachés au lead suivent aussi, sans ressaisie.
Le même décideur remonte parfois via plusieurs exports Sales Nav. Pipedrive repère un doublon quand deux fiches partagent le même nom et le même téléphone ou la même adresse email. La fonction « Tools and apps > Merge Duplicates » propose alors une fusion avant d’ouvrir un nouveau lead, pour éviter qu’une réponse atterrisse sur une fiche et la relance sur une autre. Le fichier importé doit déjà respecter la base légale de prospection avant cette étape : la constitution du fichier de prospection détaille comment le construire dans les règles avant l’import.
Créer le champ personnalisé signal d’achat
Le signal d’achat, une mention de recrutement ou une levée de fonds récente repérée sur le profil du contact, n’existe pas comme champ natif dans Pipedrive : il faut le créer. Ouvrez le menu du compte en haut à droite, puis « Personal Preferences > Data Fields » et choisissez l’entité Lead ou Deal selon où le signal doit apparaître. Un champ liste déroulante avec 4 options (« Recrutement », « Levée de fonds », « Changement de poste », « Aucun ») facilite le filtrage, plus efficace qu’un champ texte libre où chacun écrit différemment. La création de champs personnalisés est incluse dès l’offre d’entrée de gamme de Pipedrive, pas besoin de monter en formule pour ce champ. Sans ce champ, le signal reste une note perdue dans l’historique du lead.
Lancer la séquence cold et cadencer les relances
Un reply rate qui stagne à 0,8% pousse souvent à changer d’outil avant même de revoir la cadence : reprendre les intervalles de relance coûte moins cher que de tout rebâtir. La séquence part avec un email d’ouverture qui colle au persona-fit du contact (sa fonction correspond bien au persona ciblé, pas seulement son entreprise), suivi de 2 à 3 relances espacées plutôt que d’un unique rappel générique. L’intervalle courant avant la première relance tient entre 2 et 4 jours ouvrés : en dessous, le message semble automatisé ; au-delà d’une semaine, le contexte du premier email s’est déjà dilué. Une cadence espacée en 2, 4, 7 puis 14 jours imite un rythme humain plutôt qu’un envoi calibré au jour près.
Rémi Kokabi, cofondateur du GTM Club, a analysé des millions de campagnes cold pour Lemlist en 2026 : le reply rate cumulé atteint 22,37% sur une séquence qui va jusqu’à la 10e relance contre 4,5% pour un email unique. Sur le terrain, la plupart des équipes SDR s’arrêtent bien avant ce plafond. Au-delà de 3 à 4 touches, chaque relance supplémentaire rapporte moins. Le rendement baisse vite. Distinguer un reply rate positif (PRR, une réponse favorable au rendez-vous) d’un simple accusé de réception devient alors la métrique qui compte pour la suite.
La dernière relance de la séquence prend souvent la forme d’un breakup email : un message qui annonce l’arrêt des relances et qui, par contraste avec le ton des précédentes, déclenche parfois la réponse attendue. Le template garde le même objet que le premier email, précédé de « Re : », avec une ligne d’ouverture qui référence le message précédent plutôt que de le répéter. Exemple : objet « Re : [sujet du premier email] chez [Entreprise] », suivi d’une ligne comme « Je referme le sujet de mon côté, dites-moi si ça revient au calendrier plus tard. » Chaque étape se journalise comme « Activity » dans Pipedrive avec une date d’échéance et un type d’activité (email ou appel).
Les étapes du pipeline, du lead au deal gagné
Le pipeline utilisé dans cet exemple compte 5 étapes, chacune avec un signal d’entrée précis et une action Pipedrive associée. Voici le détail étape par étape.
| Étape | Signal d’entrée | Action dans Pipedrive | Durée type observée |
|---|---|---|---|
| Lead | Import depuis Sales Nav ou Clay, pas encore de réponse | Fiche créée dans la Leads Inbox | Immédiat |
| Qualifié | Persona-fit confirmé, champ signal renseigné | Convert to deal, champ signal rempli | 1 à 3 jours après import |
| Proposition ou Rendez-vous | Réponse positive ou rendez-vous accepté | Activity de type rendez-vous planifiée | 2 à 5 jours après la relance qui convertit |
| Négociation | Échange sur le périmètre ou le prix | Notes et documents attachés au deal | 1 à 2 mois, variable |
| Gagné ou Perdu | Signature ou refus définitif | Deal clos, raison de perte enregistrée | Fin du cycle |
Le passage en « Proposition ou Rendez-vous » se mesure aussi par un meeting booked rate (MBR) : la part des deals qualifiés qui obtiennent un rendez-vous réellement tenu. Un rendez-vous accepté qui ne se tient pas alimente le no-show rate, un indicateur suivi séparément : un rendez-vous qui saute reflète surtout la solidité de la confirmation envoyée avant l’appel, plus que la qualité du prospect. Le saut entre « Qualifié » et « Proposition ou Rendez-vous » marque en général le passage du MQL au SQL, le changement de statut qui détermine qui traite le prospect à partir de là. Compter 1 à 2 mois avant la signature n’a rien d’anormal en négociation B2B.
Lire une réponse remontée depuis Lemlist
Une réponse positive dans Lemlist remonte dans Pipedrive seulement si les deux outils sont connectés. Pour activer l’intégration native, cliquez sur le profil en bas à gauche dans Lemlist, puis « Settings > Integrations ». Trouvez Pipedrive, cliquez sur « Connect » et autorisez la connexion avec un compte administrateur Pipedrive, d’après Lemlist.
Une fois connectée, l’intégration crée un deal quand le lead franchit un déclencheur défini dans Lemlist : une réponse marquée « Interested » ou un rendez-vous pris. Elle journalise aussi chaque clic ou chaque réponse comme note sur la fiche. Lemlist ne déplace pas un deal existant d’une étape à l’autre : il en crée un nouveau. Le classement dans le bon stage du pipeline reste une action manuelle après la remontée. Sans intégration native activée sur le compte, la remontée passe par un connecteur tiers, Zapier ou Make, qui écoute l’événement « reply » côté Lemlist et pousse la mise à jour vers Pipedrive via webhook. Le mécanisme fonctionne, avec un délai de 2 à 5 minutes et un point de défaillance de plus à surveiller.
Traiter un refus explicite de prospection
Un contact qui répond « stop », « désabonnez-moi » ou invoque son droit d’opposition sort immédiatement de toute séquence active. La CNIL encadre la prospection commerciale par email : un cadre qui autorise l’intérêt légitime en B2B dès lors que la sollicitation reste liée à la fonction du contact et que l’opposition reste simple et gratuite à tout moment.
« La prospection à l’égard de professionnels peut être fondée sur l’intérêt légitime de l’organisme lorsque l’objet de la sollicitation est en rapport avec la profession de la personne démarchée. » (CNIL)
Cette base légale n’exige pas de consentement préalable ; elle impose en retour un moyen d’opposition qui fonctionne réellement dans chaque envoi, avec une conservation des données limitée à 3 ans maximum en l’absence de réponse selon la CNIL. Dans Pipedrive, le deal passe en « Perdu » avec le motif « Refus RGPD » et le contact rejoint une liste de suppression pour qu’aucune séquence future ne le reprenne, même lancée depuis un autre outil de cold email.
Nettoyer la liste avant la prochaine séquence
Une adresse qui bounce relève de l’hygiène de liste, un sujet distinct du refus RGPD traité plus haut. Un hard bounce vient d’une adresse invalide ou d’un domaine qui n’existe plus. Rien de personnel là-dedans. Un taux de hard bounces élevé fait chuter la réputation d’expédition du sous-domaine cold, un mécanisme que suivent Gmail Postmaster Tools et Microsoft SNDS côté fournisseurs de boîtes mail. Passé un certain seuil, les messages suivants atterrissent en spam, y compris ceux adressés à des contacts qualifiés qui auraient répondu. Une adresse qui bounce en masse abîme aussi la réputation du sous-domaine dédié à la cadence cold, un sujet qui justifie souvent la sender rotation entre plusieurs sous-domaines pour répartir le volume et limiter l’exposition d’une seule identité d’envoi.
Avant de relancer une nouvelle vague sur une liste importée depuis Sales Nav ou récupérée via Clay, un passage de vérification évite ce plafond de réputation. La page contact de leadgrowth permet de faire chiffrer un nettoyage de liste avant le prochain envoi.
Ce pipeline couvre l’email et les tâches manuelles dans Pipedrive. Brancher LinkedIn et l’appel dans la même vue, avec une seule cadence multicanale, reste un chantier à part, avec ses propres règles de synchronisation entre outils.
